Kleine WEG ohne Verwalter: So funktioniert Selbstverwaltung

Muss jede Wohnungseigentümergemeinschaft einen externen Verwalter bestellen? Nein. Gerade kleine Gemeinschaften organisieren sich häufig selbst und sparen damit Geld. Ob das für Ihre WEG funktioniert, hängt von ihrer Größe, ihrer Organisation und der Bereitschaft der Eigentümer ab. Dieser Ratgeber zeigt, wann Selbstverwaltung sinnvoll ist, welche Aufgaben dabei anfallen und wie der Einstieg gelingt, ohne dass Sie sich übernehmen.

Ist eine WEG ohne Verwalter überhaupt erlaubt?

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft kann einen Verwalter bestellen, sie muss es aber nicht in jedem Fall. Das Gesetz schreibt keine zwingende Fremdverwaltung vor, und viele kleine Gemeinschaften kommen seit Jahren ohne aus. Allerdings hat jeder einzelne Eigentümer das Recht, die Bestellung eines Verwalters zu verlangen. Solange niemand darauf besteht und die Gemeinschaft handlungsfähig bleibt, also Beschlüsse fassen und ihre laufenden Pflichten erfüllen kann, ist Selbstverwaltung zulässig. Wird ein Verwalter ausdrücklich verlangt, lässt sich das auf Dauer nicht übergehen, dann muss die Gemeinschaft über die Bestellung entscheiden. Die Wahl für oder gegen eine Fremdverwaltung trifft die WEG also gemeinsam und im Rahmen ihrer Beschlüsse, nicht eine einzelne Person im Alleingang. Es lohnt sich, diese Grundsatzfrage offen zu besprechen, bevor Sie dauerhaft in Eigenregie arbeiten. Diese Entscheidung sollten Sie nicht stillschweigend treffen, sondern als eigenen Tagesordnungspunkt behandeln und protokollieren, damit später Klarheit über die gewählte Verwaltungsform herrscht und niemand die Zuständigkeiten infrage stellt.

Für welche Gemeinschaften sich Selbstverwaltung eignet

Selbstverwaltung ist kein Modell für jede WEG. Realistisch ist sie vor allem für kleine, gut organisierte Gemeinschaften mit einem aktiven Kern, der bereit ist, Verantwortung zu übernehmen. Als grobe Orientierung gelten Gemeinschaften unter 20 Einheiten, in denen die Eigentümer erreichbar und im Grundsatz einig sind. Ein überschaubares Objekt ohne aufwendige Technik und mit wenigen offenen Streitfragen lässt sich deutlich leichter selbst verwalten als eine große Anlage mit Aufzug, Tiefgarage und vielen Parteien. Je größer die Gemeinschaft, je komplexer die Anlage und je höher das Konfliktniveau, desto eher überfordert Eigenregie die Beteiligten. Bei zerstrittenen oder sehr großen Gemeinschaften ist von reiner Selbstverwaltung abzuraten. Dort ist eine professionelle Verwaltung in aller Regel die bessere Wahl, weil sie neutral moderiert und Haftungsrisiken übernimmt. Prüfen Sie ehrlich, in welche Kategorie Ihre Gemeinschaft fällt, bevor Sie sich festlegen.

Diese Aufgaben übernimmt die Gemeinschaft selbst

Wer ohne Verwalter arbeitet, verteilt dessen Aufgaben auf die eigenen Schultern. Dazu gehört, Beschlüsse vorzubereiten und zu fassen, Protokolle zu führen und in einer Beschluss-Sammlung zu verwahren. Das Hausgeld muss kalkuliert, eingezogen und in einer Jahresabrechnung dargestellt werden, dazu kommt die Pflege der Instandhaltungsrücklage. Hinzu kommen die Organisation der Instandhaltung, das Einholen von Angeboten und die Beauftragung von Handwerkern, die Verwaltung der Versicherungen sowie die laufende Kommunikation unter den Eigentümern. Auch Fristen wollen im Blick behalten werden, etwa für die Abrechnung oder die Einladung zur Versammlung. Keine dieser Aufgaben ist für sich genommen kompliziert. In Summe verlangen sie aber Verlässlichkeit und eine geordnete Ablage, damit nichts liegen bleibt und jede Entscheidung nachvollziehbar bleibt. Mit klaren Zuständigkeiten und einer festen Routine wird der Aufwand für eine kleine Gemeinschaft gut tragbar. Hilfreich ist ein einfacher Jahresplan, der festhält, wann Abrechnung, Eigentümerversammlung und wiederkehrende Prüfungen anstehen. So sieht jeder im Voraus, was zu tun ist, und keine Frist wird übersehen.

Die Rolle des Beirats in der Selbstverwaltung

In der Selbstverwaltung wird der Beirat zum Koordinationspunkt. Er bündelt Informationen, bereitet Beschlüsse vor und hält den Kontakt zu den übrigen Eigentümern. Ehrlich gesagt ist das eine unbezahlte Aufgabe mit echter Verantwortung, und sie kann belasten, wenn alles an einer Person hängt. Sinnvoll ist deshalb, Aufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen und Zuständigkeiten klar zu benennen, etwa eine Person für die Finanzen und eine für die Instandhaltung. Entlastung entsteht vor allem durch klare Dokumentation: Wenn Beschlüsse, Protokolle und Belege geordnet vorliegen, sinkt der laufende Aufwand spürbar, und eine spätere Übergabe an Nachfolger gelingt ohne Reibungsverluste. Ein gut organisierter Beirat macht den Unterschied zwischen funktionierender Selbstverwaltung und Dauerstress.

Kosten: Selbstverwaltung im Vergleich zum Verwalter

Der offensichtliche Vorteil der Selbstverwaltung sind die Kosten. Eine professionelle Hausverwaltung kostet je nach Region und Leistungsumfang typischerweise 30 bis 60 Euro pro Einheit und Monat. Bei einer kleinen Gemeinschaft summiert sich das schnell auf mehrere Hundert Euro im Monat, die in der Selbstverwaltung entfallen. Kostenlos ist Selbstverwaltung deshalb aber nicht: Statt eines Honorars zahlt die Gemeinschaft mit Zeit und Engagement. Die ehrliche Rechnung lautet also nicht Geld gegen nichts, sondern Geld gegen Aufwand. Für kleine Gemeinschaften mit einem aktiven Kern geht diese Rechnung häufig auf, zumal sich der Aufwand mit den richtigen Werkzeugen deutlich senken lässt. Wer den eigenen Zeiteinsatz nüchtern einplant, trifft hier die beste Entscheidung für die eigene Gemeinschaft. Rechnen Sie dabei auch die Zeit für Einarbeitung und Dokumentation mit ein, nicht nur die laufenden Aufgaben. Erst dann ist der Vergleich mit einem Verwalterhonorar wirklich belastbar.

Werkzeuge für die Selbstverwaltung

Der Aufwand steht und fällt mit der Organisation. HausHub bündelt Abstimmungen, Beschlüsse mit Protokoll und Schadensmeldungen an einem Ort und macht sie über WhatsApp bedienbar. So bleibt die Verwaltung dort, wo die Gemeinschaft ohnehin kommuniziert, und jede Entscheidung ist sauber dokumentiert. Das senkt die Einstiegshürde gerade für Gemeinschaften, die zum ersten Mal in Eigenregie arbeiten. Wie ein einzelner Beschluss im Detail abläuft, lesen Sie im Ablauf eines Umlaufbeschlusses. Wenn Sie Selbstverwaltung ausprobieren möchten, können Sie sich unverbindlich vormerken. HausHub kostenlos vormerken.

Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrer konkreten Situation wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für WEG-Recht.