Umlaufbeschluss in der WEG: So fassen Sie Beschlüsse ohne Versammlung

Nicht jede Entscheidung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft muss bis zur nächsten Eigentümerversammlung warten. Mit einem Umlaufbeschluss fassen Sie gültige Beschlüsse auch zwischen den Versammlungen. Das spart Zeit und hält Ihre Gemeinschaft handlungsfähig, gerade wenn eine Entscheidung kurzfristig ansteht. Dieser Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, was hinter dem Verfahren steckt, wann es zulässig ist und worauf Sie bei der Form achten müssen. Am Ende finden Sie eine Vorlage zum direkten Übernehmen.

Was ist ein Umlaufbeschluss?

Ein Umlaufbeschluss ist eine Beschlussfassung außerhalb der Eigentümerversammlung. Statt sich an einem Termin zu treffen, geben die Eigentümer ihre Stimme schriftlich ab, etwa per Brief, per E-Mail oder über ein digitales Werkzeug. Das Verfahren wird auch Umlaufverfahren genannt, weil der Beschlussvorschlag bei allen Eigentümern die Runde macht. Es eignet sich vor allem für Entscheidungen, die keine ausführliche Aussprache brauchen oder die zeitlich nicht bis zur nächsten Versammlung warten können, zum Beispiel die Vergabe einer dringenden Reparatur oder die Zustimmung zu einem einzelnen Angebot. Inhaltlich steht ein wirksamer Beschluss aus dem Umlaufverfahren einem Versammlungsbeschluss in nichts nach: Ist er korrekt zustande gekommen, gilt er genauso. Genau deshalb kommt es auf die Form an, denn an ihr entscheidet sich, ob der Beschluss später Bestand hat oder angefochten werden kann. In kleinen Eigentümergemeinschaften ist das Umlaufverfahren ein verbreitetes Mittel, um zwischen den ohnehin seltenen Versammlungen handlungsfähig zu bleiben und auf kurzfristige Anliegen zu reagieren, ohne alle an einen Tisch zu holen.

Wann ist ein Umlaufbeschluss zulässig?

Die gesetzliche Grundlage steht in § 23 Absatz 3 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Grundsätzlich verlangt das Gesetz für einen Umlaufbeschluss die Zustimmung aller Eigentümer, also Allstimmigkeit. Wer nicht antwortet, gilt dabei nicht als Zustimmung, sein Schweigen zählt nicht mit. Diese hohe Hürde sorgt dafür, dass im Umlaufverfahren niemand übergangen wird. Seit der WEG-Reform aus dem Jahr 2020 lässt sich die Anforderung jedoch absenken: Die Eigentümer können in einer Versammlung für einen konkreten Einzelfall beschließen, dass im Umlaufverfahren die einfache Stimmenmehrheit genügt. Diese Erleichterung gilt dann nur für den ausdrücklich benannten Beschlussgegenstand und nicht allgemein für alle künftigen Umläufe. Vor jedem Umlaufbeschluss lohnt sich deshalb dieselbe Frage: Erreichen Sie Allstimmigkeit, oder hat die Gemeinschaft die Mehrheitsentscheidung für genau diesen Fall vorab zugelassen? Wer das vorher klärt, vermeidet, dass eine Entscheidung am Ende an einer Formfrage scheitert.

Schritt für Schritt: So läuft der Umlaufbeschluss ab

In der Praxis hat sich diese Reihenfolge bewährt. Halten Sie jeden Schritt nachvollziehbar fest, dann ist die Entscheidung später leicht zu belegen:

1. Beschlusstext formulieren. Präzise und eindeutig, sodass sich nur mit Ja oder Nein abstimmen lässt.
2. An alle Eigentümer versenden. Jeder stimmberechtigte Eigentümer erhält denselben Wortlaut und dieselbe Frist.
3. Stimmen in Textform einholen. Jede Stimme wird mit Namen und Datum festgehalten.
4. Stimmen auszählen. Je nach Beschlussgegenstand nach Köpfen oder nach Miteigentumsanteilen.
5. Ergebnis feststellen und dokumentieren. Das Resultat wird schriftlich festgehalten und allen mitgeteilt.
6. In die Beschluss-Sammlung aufnehmen. Der Beschluss wird wie ein Versammlungsbeschluss verwahrt.

Setzen Sie für die Stimmabgabe von Anfang an eine klare Frist und teilen Sie das Ergebnis anschließend allen Eigentümern mit. Erst mit der Feststellung und der Aufnahme in die Beschluss-Sammlung ist das Verfahren vollständig abgeschlossen. Bis dahin sollten Sie alle Rückmeldungen geordnet aufbewahren. Wie lang die Frist sein sollte, hängt vom Thema ab: Für eine eilige Reparatur reichen oft wenige Tage, bei weitreichenden Entscheidungen geben Sie den Eigentümern besser ein bis zwei Wochen Zeit. Notieren Sie die Frist direkt im versendeten Beschlusstext, dann ist sie für alle verbindlich.

Häufige Fehler beim Umlaufbeschluss

An diesen Stellen scheitern Umlaufbeschlüsse am häufigsten:

• Ein unklarer Beschlusstext, der Auslegungsspielraum lässt.
• Fehlende Dokumentation der einzelnen Stimmen.
• Keine eindeutige Frist für die Stimmabgabe.
• Das Ergebnis wird am Ende nicht festgestellt und nicht verkündet.

Jeder dieser Punkte kann dazu führen, dass eine Entscheidung anfechtbar wird oder von Anfang an nicht wirksam zustande kommt. Saubere Dokumentation ist deshalb keine Förmlichkeit, sondern Ihr Nachweis im Streitfall. Wer von vornherein einen eindeutigen Text formuliert, eine Frist setzt und jede Stimme mit Datum festhält, nimmt den meisten Streitpunkten die Grundlage. Das gilt besonders dann, wenn nicht alle Eigentümer mitstimmen oder eine Entscheidung später hinterfragt wird.

Kostenlose Vorlage: Umlaufbeschluss zum Übernehmen

Die folgende Vorlage deckt die wichtigsten Felder ab. Sie ersetzt keine Prüfung im Einzelfall, gibt Ihnen aber eine saubere Struktur an die Hand, an der Sie sich entlanghangeln können.

Markieren Sie den Block, kopieren Sie ihn in Ihr eigenes Dokument und passen Sie die Felder an Ihre Gemeinschaft an. Tragen Sie den Beschlussgegenstand möglichst konkret ein, damit später keine Auslegungsfragen entstehen, und sammeln Sie alle Unterschriften an einer Stelle. Bewahren Sie die ausgefüllte Vorlage zusammen mit den eingegangenen Stimmen auf, denn beide zusammen bilden den Nachweis für die Wirksamkeit des Beschlusses.

Umlaufbeschlüsse digital fassen

Das Umlaufverfahren von Hand zu organisieren kostet Zeit: Text verschicken, Stimmen einsammeln, auszählen, dokumentieren. Jeder dieser Schritte ist fehleranfällig, sobald mehrere Personen und Fristen im Spiel sind. HausHub übernimmt diese Schritte über WhatsApp. Sie stellen den Beschluss im Chat zur Abstimmung, HausHub erfasst Mehrheiten und Miteigentumsanteile und erzeugt automatisch ein PDF-Protokoll. So bleibt jeder Beschluss nachvollziehbar dokumentiert, ohne Tabellen und ohne Nachtelefonieren. HausHub kostenlos vormerken.

Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrer konkreten Situation wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für WEG-Recht.